Trousse d’information des exposants
Congrès annuel 2007 de l’ABSC/CHLA
Hôtel Lord Elgin, 100 rue Elgin, Ottawa, ON
~ du 28 mai au 1er juin 2007

Lieu du congrès

Hôtel Lord Elgin, 100 rue Elgin, Ottawa, ON K1P 5P8
Tél. : (613) 235-3333
Tél. sans frais: 1-800-267-4298 (Canada & É.U.)
Téléc.: (613) 235-3223

Depuis longtemps, le Lord Elgin Ottawa est considéré comme un point d’intérêt. Jouissant d’une situation idéale au cœur du centre-ville d’Ottawa, directement en face du Parc de la Confédération et du Centre national des arts, le Lord Elgin se trouve à deux pas du Canal Rideau, du Centre des congrès d’Ottawa, des édifices du Parlement et du Centre Rideau. Pour une liste complète des services de l’hôtel et pour des renseignements pratiques comme l’heure d’arrivée, les détails concernant les chambres, les installations récréatives, les trajets à partir de l’aéroport et les attractions et points d’intérêt, veuillez visiter la page http://www.lordelginhotel.ca/
En réservant votre chambre d’hôtel avant le 28 avril 2007, vous bénéficierez du tarif spécial du congrès. Vous pouvez le faire en composant le numéro sans frais 1-800-267-4298 au Canada ou aux Etats-Unis. Lors d’une réservation par téléphone, mentionnez qu’il s’agit du congrès de l’Association des bibliothèques de la santé du Canada.

Les frais d’inscription pour les exposants incluent :
· Un stand à cloisons de drap (en arrière et sur les côtés)
· Une table de 6 pieds avec jupon
· Deux chaises
· L’accès à une prise électrique
· Une connexion Internet haute vitesse sans fil

· Les blocs d’alimentation à prises multiples et les cordons prolongateurs, l’équipement audiovisuel, l’ameublement et autres accessoires des stands ne sont pas inclus

Électricité

Une prise de courant est fournie pour chaque stand. Les prises de courants supplémentaires, les blocs d’alimentation à prises multiples et les cordons prolongateurs sont en sus. Vous pouvez fournir les vôtres. Les coûts de location sont disponibles sur demande.
Équipement audiovisuel, ameublement, éclairage, signalisation et accessoires
Les coûts de location sont disponibles sur demande, veuillez contacter Alexandra Davis, adavis@ottawahospital.on.ca
N.B.: vous serez facturé directement par la compagnie.

Horaire des exposants

Mise en place: le mardi 29 mai 13 h - 18 h
Heures d’exposition: le mardi 29 mai 19 h – 22 h
le mercredi 30 mai 10 h 30 – 16 h
le jeudi 31 mai 10 h – 13 h 30

Événements sociaux

Le hall des exposants est le lieu de la réception d’ouverture, les exposants sont donc invités à cette réception. Les billets pour le banquet du jeudi ne sont pas inclus dans le coût du stand. On peut se les procurer au coût de 60$ CDN soit par l’inscription en ligne, soit en contactant la présidente des inscriptions, Elizabeth Czanyo, elizabeth.czanyo@cma.ca. Le paiement par carte de crédit est possible seulement pour les inscriptions en ligne.

Avis aux exposants concernant l’envoi de marchandises au hall des exposants

Veuillez trouver ci-joint un échantillon d’étiquette utilisée sur les éléments matériels que vous voulez expédier à l’Hôtel Lord Elgin pour le congrès de l’ABSC 2007, du 27 mai au 1er juin 2007. Chaque exposant peut envoyer jusqu’à 2 boîtes (pesant moins de 20 livres et de dimensions moyennes) à l’hôtel, avant le début du congrès. L’Hôtel Lord Elgin a demandé que ces boîtes ne soient pas livrées avant le 26 mai. La mise en place du hall des exposants aura lieu le 28 mai.

EXPÉDITEUR:
VEUILLEZ INDIQUER VOS COORDONNÉES ICI

DESTINATAIRE :
HÔTEL LORD ELGIN
100 RUE ELGIN
OTTAWA, ONTARIO
CANADA
K1P 5K8

RETENIR POUR: __________________________________
NOM DU GROUPE: Congrès de l’Association des bibliothèques de la santé du Canada 2007
SALLE DE RÉUNION/BANQUET: __Salle Pearson ___________________
DATE : _27 mai – 1er juin 2007____________
DÉP. DE RÉCEPTION DE L’HÔTEL: VEUILLEZ AVISER Stéphanie Seguin LORS DE LA RÉCEPTION DU COLIS

Veuillez faire les arrangements avec une compagnie de transport de façon à ce que votre envoi soit cueilli au quai de chargement de l’hôtel au plus tard le 1er juin 2007.

Douanes

Le programme de services de congrès de L’Agence des services frontaliers du Canada a officiellement reconnu le Congrès de l’ABSC et accordé la permission d’importer des marchandises pour cet événement seulement. Ceci permet aux exposants, commanditaires et présentateurs d’importer temporairement des marchandises d’exhibition pour la durée du congrès sans devoir passer par un commissionnaire en douane. Toutefois, les douanes peuvent exiger un inventaire des biens distinguant ce qui sert à l’exposition et ce qui doit être distribué ou vendu. Veuillez trouver ci-joint une copie de la lettre (en anglais seulement) reconnaissant l’événement et incluant les procédures concernant la libre circulation de marchandises d’exhibition au Canada. Veuillez lire attentivement ces renseignements. Si vous avez des questions, adressez-vous à Margaret Quirie, mquirie@ottawahospital.on.ca

Ott-2007-035

March 23, 2007

The Ottawa Hospital
Att: Margaret Quirie mquirie@ottawahospital.on.ca
1053 Carling Ave.
Ottawa, ON
K1Y 4E9

Dear Ms Quirie:
Thank you for your letter, informing Canada Border Services Agency of the event CHLA/ABSC 2007 Conference, which will be held at the: The Lord Elgin Hotel, Ottawa, Ontario from May 28 to June 1, 2007.

This letter outlines all Canadian federal government requirements for your event.

D8-1-1 Temporary Importation:
Based on the information you have provided, any display goods for your event may be imported temporarily under the provisions of the Display Goods Temporary Importation Regulations (Customs Memorandum D8-1-1) for a period of time not to exceed six consecutive months (180 days) from the time that they are imported into Canada. These articles will be classified under tariff code 9993 (over 25% Canadian participation-deemed Canadian event). These display goods may be documented on a Temporary Admission Permit, form E29B, with a refundable security deposit taken. The security deposit would be the aggregate of Customs duties and Excise taxes that would be payable if the goods were to remain in Canada. You may post this security in the form of cash, certified cheque (drawn on a Canadian bank) or acceptable security bond. Your event broker may post the security for you.
W Goods imported for sale or as give-a-ways are subject to duty (if applicable), and taxes at the time of importation.

Customs Clearance:
Commercial goods being shipped to Canada for your event may clear Canada Customs at point of entry into Canada.
Portal to portal movement is not granted.

Export:
At the time of exportation, any goods granted temporary entry into Canada on a Form E29B (Temporary Admission Permit) must be presented (along with the importer's/owner's copies of the appropriate documentation) to Customs for verification and certification either at the Customs office at the point of export or at the inland Customs office in the event the goods are exported under Customs control. This procedure is necessary for you to receive a refund of any securities posted. * Please note that the refund is not immediate.

GST/HST:
Some of the participants at this event may be eligible for a rebate of the goods and services tax (GST) and the harmonized sales tax (HST) they pay on certain goods and services obtained in Canada. Copies can be obtained from a Canadian Consulate office and at any duty-free shop in Canada. Or you may visit our website at: http://www.ccra-adrc.gc.ca/E/pbg/gf/gst176/README.html

Visitor information: Can be obtained at: http://www.cbsa-asfc.gc.ca/travel/visitors-e.html

CBSA-Citizenship & Immigration Canada: Citizens of some countries and territories require a Visa to visit Canada. Foreign exhibitors will require a work permit if they perform direct sales to the general public. For more information contact CIC at: http://www.cic.gc.ca/english/study/permit-who.html

CFIA - Canadian Food & Inspection Agency: May require an import permit for some food and plant items. http://www.inspection.gc.ca/english/index/sitee.shtml

DFAIT - Department of Foreign Affairs and International Trade Canada:
May require an import permit for apparel goods and other textile items imported into Canada.
http://www.dfait-maeci.gc.ca/trade/eicb/general/general-en.asp

In closing I would like to extend to you my sincere best wishes for a successful event. If you have any questions or require further assistance, please do not hesitate to contact the Ottawa Conventions Unit at 613-991-1427, or by fax at 613-957-8911.

Yours truly,
Insp. Etienne Vachon, Regional Conventions Coordinator, Ottawa and Northern Ontario Region
Internet address: Etienne.Vachon@cbsa-asfc.gc.ca

Sécurité

Le Lord Elgin verrouillera les salles d’exposition après les heures du congrès. Durant les heures d’accueil, les exposants sont responsables de leurs stands et de leur équipement.

Responsabilité

Le Lord Elgin et l’ABSC/CHLA n’assumeront aucune responsabilité pour les dommages, pertes ou blessures subis en lien avec l’exposition ou le visionnement des éléments exposés. La responsabilité de s’assurer pour toute perte, dommage ou blessure incombe aux exposants.

Annulation

Des frais d’annulation de 25$ US s’appliquent pour toute annulation reçue au plus tard le 30 avril 2007. Passé cette date, aucun remboursement ne sera accordé.

Contacts

Le Comité organisateur de l’ABSC/CHLA 2007 et le personnel de l’hôtel seront disponibles tout au long du congrès pour aider les exposants.

Le schéma de disposition finale du hall des exposants sera affiché dans la salle Pearson le mardi 29 mai. Nous avons hâte de travailler avec vous tout au long du congrès. Merci pour votre soutien à l’ABSC/CHLA.

Margaret Quirie
Mireille Ethier-Danis

Le salon des exposants est plein!

Avis aux exposants concernant l’envoi de pièces pour le hall des exposants

Veuillez trouver ci-joint un échantillon d’étiquette utilisée sur les éléments matériels que vous voulez expédier à l’Hôtel Lord Elgin pour le congrès de l’ABSC 2007, du 27 mai au 1er juin 2007. Chaque exposant peut envoyer jusqu’à 2 boîtes (pesant moins de 20 livres et de dimensions moyennes) à l’hôtel, avant le début du congrès. L’Hôtel Lord Elgin a demandé que ces boîtes ne soient pas livrées avant le 26 mai. La mise en place du hall des exposants aura lieu le 28 mai.

échantillon d’étiquette